Summary of "Klasifikasi Arsip Sistem Nomor atau Numerical Filling System"

Klasifikasi Arsip: Sistem Nomor / Numerical Filing System

Ringkasan utama

Video menjelaskan klasifikasi arsip berbasis angka (numerical filing), dengan dua pendekatan utama:

Sistem agenda numerik — angka diturunkan dari nomor agenda/registrasi/invoice.
Sistem desimal / gaya Dewey (Dewey Decimal Classification, DDC) — menggunakan klasifikasi desimal untuk membuat kode subjek hirarkis.

Ditekankan pula pentingnya daftar klasifikasi (index list) yang memetakan subjek ke kode numerik agar penomoran konsisten dan memudahkan penyimpanan serta pengambilan arsip.

“Angka (numeral) adalah simbol tertulis (biasanya angka Arab) yang digunakan untuk menandai urutan atau mengidentifikasi berkas (surat masuk/keluar, invoice, presensi, registrasi, kode ruangan, dll.).”

Apa itu sistem nomor / filing number system

Sistem nomor adalah prosedur pengurutan yang menggunakan urutan numerik sebagai panduan pengorganisasian arsip. Penggunaan dapat bersifat:

langsung (sekuensial) — menyimpan berkas menurut urutan nomor yang diberikan, atau
tidak langsung — memakai daftar klasifikasi/indeks yang memetakan subjek ke angka sehingga angka menjadi representasi subjek.

Daftar klasifikasi harus dibuat dan dipelihara agar penugasan kode konsisten.

Metodologi — langkah-langkah umum

Pilih sistem numerik yang akan digunakan
- Agenda numeric (menggunakan nomor agenda/urutan).
- Decimal / Dewey-style classification (kode subjek hirarkis).
Jika menggunakan Agenda Numeric — tiga varian umum:
- Sequential-number filing: nomor bertambah (1, 2, 3, …) dan disimpan menurut urutan numerik.
- Terminal-digit filing: menggunakan digit terakhir (mis. dua digit terakhir) sebagai kunci pengurutan utama (grup 00–99).
- Terminal-three-digit filing: sama, tetapi memakai tiga digit akhir.
- Kegunaan tipikal: buku registrasi, invoice, daftar hadir, kode ruangan.
Jika menggunakan sistem Decimal / Dewey-style:
- Bentuk kelas hirarkis:
  - Main classes: 10 kelas utama (000–900).
  - Setiap kelas utama terbagi menjadi 10 division (mis. 200 → 210, 220, …).
  - Setiap division menjadi 10 section.
  - Section dapat diperluas menjadi subseksi dengan titik desimal (mis. 011.1, 011.2 …).
- Skala hasil (dengan perluasan): 10 main classes → 100 divisions → 1.000 sections → 10.000 subsections.
- Penugasan kode: cocokkan subjek berkas ke kelas/division/section/subsection pada daftar klasifikasi.
Prosedur umum saat dokumen masuk/keluar:
- Identifikasi subjek dokumen.
- Cocokkan dengan daftar klasifikasi untuk menentukan kode yang tepat.
- Catat kode di register/ledger arsip dan/atau pada label dokumen/berkas.
- Simpan dokumen pada media penyimpanan (lemari, folder, map) sesuai urutan numerik.

Contoh pembuatan daftar klasifikasi perusahaan (workflow contoh)

Tentukan kelas utama berdasarkan fungsi organisasi (contoh):
- Personnel → 000
- Finance → 100
Di bawah setiap kelas utama, definisikan division (kode dua/ tiga digit) untuk sub-area.

Contoh rincian:

Personnel (000)
- Employee procurement: 010
  - Job applications: 011
  - Selection: 012
  - Appointment: 013
  - Placement: 014
- Education/training: 020
  - Marketing training: 021
  - Other training: 022
- Welfare: 030
  - Sections: 031, 032, 033
Finance (100)
- Payment: 110
  - Bills: 111
  - Deferral: 112
- Salary: 120
  - Daily salary: 121
  - Monthly salary: 122

Proses penanganan dokumen:

Tentukan subjek dokumen.
Cari subjek pada daftar klasifikasi untuk mendapatkan kode.
Catat kode pada buku register dan/atau label.
Simpan sesuai urutan numerik.

Konvensi pengkodean dan pencatatan

Kode dapat ditulis sebagai bilangan bulat atau dengan titik desimal untuk menandai subseksi (mis. 000.021 atau 100.111).
Selalu perbarui daftar klasifikasi dan pastikan pengguna mencocokkan subjek dokumen ke daftar untuk menjaga konsistensi.
Rekam kode yang diberikan di register arsip dan pada berkas agar penyimpanan dan pengambilan mengikuti urutan numerik.

Contoh praktis dari video

Kode ruangan/gedung di laboratorium kampus: contoh praktis pemakaian label numerik (mis. 2015k).
Contoh Personnel:
- Dokumen training pemasaran untuk “Bagas Abdul Kahfi Simamora” → klasifikasi: Personnel (000) → Training (020) → Marketing training (021) → kode: 000.021.
Contoh Finance:
- Tagihan (bill) → Finance (100) → Payment (110) → Bills (111) → kode: 100.111.

Tips praktis / Pelajaran penting

Buat dan pelihara daftar klasifikasi/indeks sebelum menugaskan kode numerik (membuat sistem menjadi filing tidak langsung).
Cocokkan isi dokumen dengan teliti ke daftar klasifikasi agar tata arsip konsisten dan mudah diambil kembali.
Pilih varian sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi — agenda numeric cocok untuk penomoran transaksi; desimal/Dewey cocok untuk organisasi berdasarkan subjek.
Selalu catat kode di register dan label media penyimpanan fisik.

Pembicara dan sumber

Pembicara utama: penyaji tutorial (tidak bernama) — membuka dengan salam “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh”.
Sistem klasifikasi yang dirujuk: Dewey Decimal Classification (DDC) — disebut sebagai “Dewi decimal classification” dalam video.
Referensi umum: sistem pengarsipan / nomor file Amerika dan sistem agenda/registrasi.
Latar: musik latar sesekali, tidak ada pembicara tambahan.