Video summary

PELATIHAN DASAR MOBILITAS AKADEMIK UNESA DAY 5

Main summary

Key takeaways

Business

Ringkasan bisnis/operasional yang dibahas (Akademik Mobility: MoU → PKS → Dokumen & Proses Upload)

Materi menjelaskan tata kelola kerja sama akademik UNESA dengan mitra (sektor kampus/industri/sekolah/desa) untuk mobilitas akademik (magang, KKN, PLP, riset, dan KWU). Fokusnya adalah alur dokumen, kesesuaian isi per pasal (terutama Pasal 3), jenis output per mahasiswa/study program, masa berlaku, serta mekanisme tanda tangan/stempel dan pengunggahan ke sistem.

1) Framework/Playbook proses kerja sama (alur dokumen)

Alur operasional MoU/PKS dan pengesahan (high-level)

MoU

  • Diproses dulu di UNESA, mulai dari tahap awal dokumen di UNESA → kemudian ditandatangani Rektor/Chancellor.
  • Setelah itu dokumen dicetak dan dikirim ke mitra (softcopy + hardcopy).
  • Mitra menandatangani kembali, mengembalikan dokumen dengan stempel mitra.

PKS (turunan dari MoU)

  • PKS akademik mobility dibuat lebih teknis dan “lebih ke jenis aktivitas”.
  • Contoh konteks PKS: kerja sama antara Direktorat Pendidikan dan Transformasi Pendidikan UNESA dengan nama calon mitra (perusahaan/lembaga/sekolah/desa).

Pengelolaan salinan & stempel

  • PKS/MoU diproses dengan dua eksemplar:
    • satu eksemplar “stempel di sisi mitra”
    • satu eksemplar “stempel di sisi UNESA”
  • Tidak boleh tertukar:
    • dokumen yang disimpan UNESA adalah yang distempel “di sisi mitra”
    • dokumen yang disimpan mitra adalah yang distempel “di sisi UNESA”

Upload ke sistem

  • Setelah PKS/berkas ditandatangani & distempel, dokumen dipindai lalu diunggah ke SIMKERMA via tim Adho (mekanisme login/upload dijelaskan melalui video/PPT).
  • Mahasiswa wajib mengunggah tiga dokumen sebagai bukti pelaksanaan di sistem:
    • PKS
    • surat dampak (impact statement)
    • laporan kerja sama

2) Playbook format PKS: area yang harus “tidak boleh diubah”

Instruktur menekankan bahwa isi draft PKS fleksibel, namun ada bagian wajib.

Ketentuan isi PKS

  • Pasal yang wajib dipertahankan (mandatory):

    • Pasal 3 (Implementasi aktivitas & output/outcome) → tidak boleh diubah
    • Pasal 2 paragraf tertentu terkait ruang lingkup/jenis program mobilitas tridharma (internship, KKN, PLP, riset, KWU, dll.) perlu dicocokkan dengan program yang dijalankan

  • Pasal lain fleksibel:

    • Artikel/ketentuan lain (selain Pasal 3) bisa disesuaikan/diringkas jika mitra minta agar tidak terlalu panjang.

3) Struktur “PKS Akademik Mobility” dan mapping output per mahasiswa/study program

Logika output/outcome (berdasarkan jumlah/tipe mahasiswa & bidang studi)

  • Output ditentukan sesuai jenis aktivitas dan program studi peserta.
  • Output bisa mencakup contoh:
    • publikasi/artikel ilmiah (ditulis oleh mahasiswa sesuai bidang)
    • reference book / buku panduan
    • pengembangan model/sistem
    • produk inovasi

Contoh kasus

  • Jika satu mitra menerima mahasiswa dari beberapa fakultas/study program, output tiap prodi bisa berbeda:
    • prodi A → artikel
    • prodi B → buku panduan
    • prodi C → produk/model inovasi
    • dst.

Konsekuensi administratif

  • 1 mitra = 1 PKS = 1 laporan kerja sama (cooperation report) yang merangkum implementasi dan capaian berdasarkan output yang dipilih/dihasilkan.

4) KPI/target kuantitatif (berbasis output) dan parameter waktu

Walau materi bukan “angka bisnis” seperti CAC/LTV, terdapat target kuantitatif administrasi sebagai KPI kepatuhan.

Output sebagai KPI kepatuhan

  • Di Pasal 3 disebut jumlah output bisa >10 dan kurang lebih sekitar 15 (pilihan output).
  • Mahasiswa diminta memilih output sesuai hasil kerja sama.

Masa berlaku & timeframe (time-bound targets)

  • PKS berlaku 1 tahun, namun praktik lapangan bisa dipersingkat minimal 1 semester.
    • Alasan: proses proposal dan penyusunan laporan/output final juga masuk dalam rentang semester.
  • Evaluasi & pembaruan:
    • perjanjian dapat dievaluasi dan di-update berdasarkan ketentuan berlaku dan persetujuan para pihak.

Deadline operasional (implisit)

  • Pemrosesan disarankan selama aktivitas berlangsung, agar:
    • tanda tangan mitra bisa diperoleh tepat waktu
    • mahasiswa bisa segera upload laporan untuk pelaporan internal/sistem (kerma sim disebut dalam materi)

5) Proses tanda tangan & koordinasi manajemen dokumen (role & governance)

Governance signing/stamping (order fleksibel)

  • Urutan tanda tangan fleksibel: bisa mulai dari mitra dulu atau UNESA dulu.
  • Jika mitra ingin tanda lebih dulu sebelum nomor PKS tersedia, penomoran bisa ditulis nanti/handwritten mengikuti nomor saat diproses.

Tata cara pengumpulan dokumen (kolektif)

  • Mahasiswa mengumpulkan tiga dokumen dalam satu folder:
    • draft PKS
    • laporan kerja sama / cooperation report
    • surat dampak hasil kerja sama / impact statement
  • Pengumpulan kolektif oleh contact person unit (bukan individu).
  • Folder diberi label: nama P, study program, contact person, WA.

Timeline pemrosesan internal (opsional)

  • Proses di DPTP biasanya ±5 hari kerja.
  • Setelah diproses, dokumen kembali ke petugas keamanan, lalu mahasiswa dihubungi via WhatsApp untuk pengambilan.

Aturan komunikasi (kontrol kanal)

  • Mahasiswa tidak boleh menghubungi langsung pihak tertentu (mis. “Prof. Rus”/direktur terkait) tanpa mengikuti koordinasi.
  • Jika ada kendala substansi/isian/surat dampak/laporan: rujuk tim ad hoc kerja sama di prodi/fakultas, bukan DPTP/UG/UGA.

6) Rekomendasi implementasi (actionable steps yang ditekankan)

  • Siapkan draft dokumen jangan “kosong” saat minta tanda tangan—hindari datang dengan draft blank.
  • Pastikan Pasal 3 tidak diubah saat adaptasi format agar sesuai regulasi terbaru (rujukan regulasi pemerintah disebut 2025).
  • Gunakan template PPT/Google Form yang disediakan; mahasiswa:
    • mengisi Google Form untuk PKS (peran mahasiswa)
    • menyiapkan tabel peserta dan lampiran sesuai daftar prodi/fakultas/divisi penempatan
  • Untuk surat dampak:
    • minta nomor PKS number dan nomor surat dampak secara terpisah
    • bisa minta lebih dari dua kali bila surat dampak lebih dari satu
    • isi dengan bukti dampak:
      • link berita/unggahan sosial media
      • publikasi jurnal
      • tautan dokumentasi aktivitas
      • (bukan foto langsung ke bagian “link dokumentasi”)
  • Pastikan upload ke SIMKERMA/Melisa dilakukan setelah semua dokumen signed & stamped.

7) Tantangan operasional & manajemen risiko (bagian PPIS)

Sesi berikutnya dari PPIS lebih menekankan manajemen risiko mahasiswa saat mobilitas (operational readiness dan safety).

Risiko/challenge yang diidentifikasi

  • waktu kerja mitra berbeda (shift pagi/siang/malam) → memengaruhi istirahat dan pengaturan aktivitas
  • budaya mitra (hindari tindakan/komentar yang mengarah pelecehan terhadap simbol/struktur budaya)
  • tuntutan pengalaman/ekspektasi mitra tinggi → perlu komunikasi dan penyesuaian ekspektasi
  • komposisi tim (bisa beda universitas/lingkaran) → potensi konflik internal
  • jarak tempat tinggal ke lokasi → memengaruhi manajemen energi & transport
  • kepatuhan regulasi (kesehatan, keselamatan, waktu, jam aktivitas)
  • coping strategi & self-regulation untuk tekanan mental (risiko freeze/fawn/flat style respon)
  • keselamatan: berkendara, penggunaan gadget (isu panas/keamanan), konsumsi kafein/alkohol
  • pencegahan kekerasan & abuse:
    • bullying fisik/psikologis/seksual
    • diskriminasi/intoleransi
    • digital bullying
    • kebijakan yang mengandung kekerasan

Mekanisme dukungan (support system)

  • Jika ada indikasi kekerasan/stres mental:
    • kontak PPK Task Force/PPIS atau kanal grup/Tim Unesa terkait
  • Dukungan layanan kesehatan mental:
    • rerata peserta yang mengakses ±10–15 per semester (indikator utilisasi layanan, bukan target bisnis)
  • Contoh kasus:
    • peserta dengan kebutuhan asesmen psikologis akan menjalani asesmen online dan rekomendasi ke mitra serta DPL

Contoh implementasi “case” yang disebut

  • Contoh PKS & pengisian lampiran:

    • Mitra PT CBA menerima beberapa mahasiswa dari berbagai prodi (mis. Administrasi Publik, Bahasa Inggris, DKV).
    • Output tiap prodi bisa berbeda: artikel, buku panduan, model/sistem, produk inovasi.

  • Contoh penanganan masa berlaku:

    • Walau praktik lapangan 3–4 bulan, tetap ditulis minimal 1 semester karena proses proposal hingga laporan final.

  • Contoh pembuatan surat dampak:

    • Isi link publikasi/jurnal/Sinta (Sinta 5/6 disebut sebagai contoh) serta link berita atau konten sosial media.

Sumber/Presenter

  • Prof. Roselina Ekawati (Direktur Pendidikan dan Transformasi Pendidikan, UNESA)
  • Prof. Slamet
  • Mr. Faris
  • Mr. Nazar
  • Mr. Wiryo (Direktorat PPIS UNESA)
  • Ms. Dwi (sesi penutup: informasi administrasi & pengingat jadwal)
  • Mr. Rusu (disebut dalam konteks koordinasi tanda tangan/kanal—nama muncul sebagai “Prof. Rus” dalam teks subtitle)
  • Mr. Farid (dibahas beberapa kali sebagai pihak yang menambahkan penjelasan di Q&A)
  • Peserta/ilustrasi Q&A:
    • Ms. Fati(h)a (contoh kasus asesmen psikologis)
    • Mr. Faris
    • Kak Habibatul Karimah
    • Sis D Maulina Nurisa (penanya)

Original video