Cách Người Thành Công Sử Dụng 24 Giờ Của Họ – 12 Bài Học Thay Đổi Cách Bạn Dùng Thời Gian

Tóm tắt các chiến lược wellness & productivity (12 bài học về cách dùng 24 giờ)

1) “Đếm” thời gian như tiền: 1440 phút/ngày

• Xem mỗi ngày là 1440 phút (không thêm, không mượn được của ngày mai).
• Tự hỏi: mình sẽ “đầu tư” 1440 phút này vào đâu? (không phải “nhồi” càng nhiều việc càng tốt)

2) Quản lý năng lượng (không chỉ quản lý thời gian)

• Kết quả phụ thuộc nhiều vào trạng thái tinh thần/thể lực (ngủ đủ thì làm nhanh hơn).
• Nghỉ ngơi đúng cách để giữ chất lượng công việc.
• Áp dụng theo nguyên tắc tập trung – nghỉ – tập trung:
  • Pomodoro: khoảng 25 phút làm việc + 5 phút nghỉ, sau vài vòng thì nghỉ dài hơn
• Nghỉ không phải lười; nghỉ đúng giúp tăng năng suất.
• Nền tảng năng lượng:
  • Ngủ đủ, vận động, dinh dưỡng, chăm cơ thể
  • Đôi khi “productive hơn” bằng cách tắt máy và ngủ sớm hơn là cố làm thêm

3) Làm việc quan trọng nhất trước

• Xác định giờ cao năng suất trong ngày để làm việc “đáng giá nhất”.
• Kevin Cruise gọi trọng tâm này là MIT (Mid/Most Important Task).
• Nếu việc quan trọng không “cấp bách”, hãy chủ động kéo nó lên bằng lịch và kế hoạch.

4) Nếu mục tiêu quá lớn: bắt đầu bằng bước nhỏ nhất

• Hỏi: “Hôm nay bước nhỏ nhất để tiến gần mục tiêu là gì?”
• Lặp lại mỗi ngày để tạo “lũy tiến” (small steps compound).

5) Dùng 90 phút/ngày cho mục tiêu (901 rule)

• 90 ngày: dành 90 phút đầu ngày cho mục tiêu quan trọng nhất (hình dung đang làm nó).
• Giữ kỷ luật không điện thoại/mạng xã hội/email/gián đoạn.
• Sau 90 ngày sẽ có hơn 100 giờ tập trung đúng thứ cần.

6) Đừng chỉ viết to-do list—hãy đưa việc quan trọng vào calendar

• To-do list thường khiến ta làm việc dễ trước.
• Nguyên tắc: biến “ý định” thành “cuộc hẹn”:
  • Ví dụ: “tập 30 phút” phải có khung giờ cụ thể (vd. 6:30–7:00)
• Lịch biểu phản ánh ưu tiên thật sự tốt hơn lời nói.

7) Học cách dừng lại đúng giờ (khi công việc chưa “xong hẳn”)

• Công việc thường “không bao giờ kết thúc” (luôn có email, luôn còn chỉnh sửa).
• Ranh giới hiệu quả:
  • Hoàn thành trong thời lượng đã phân bổ
  • Sau đó được phép dừng để sống và hồi phục (gym, đọc sách, ăn cùng gia đình, đi bộ, nghỉ ngơi)

8) Nói “KHÔNG” để bảo vệ thời gian (Lesson “Zero”)

• Nói “yes” với việc này = đồng nghĩa “no” với việc khác.
• Tránh bẫy: calendar trống không có nghĩa thời gian rảnh (vì tháng sau có thể phát sinh việc).
• Nguyên tắc ra quyết định:
  • Nếu không có cảm giác muốn “yes”, hãy cân nhắc no
• Với việc không thật sự phù hợp: từ chối gọn, lịch sự.

9) Gán “chủ đề” cho từng ngày để giảm chuyển ngữ cảnh

• Chia tuần theo nhóm công việc tương tự (quản trị, sản phẩm, marketing, quan hệ đối tác…).
• Lý do: đổi loại task liên tục làm não tốn thời gian “reset”.
• Khi bị ngắt quãng, ghi lại để xử lý đúng lúc, thay vì lao theo.

10) Trước mỗi task: hỏi 3 câu

• Có thể loại bỏ không?
• Có thể ủy quyền không?
• Có thể tự động hóa không?
• Nếu không loại/bàn giao/tự động hóa được thì mới hỏi:
  • “Cách tốt nhất để mình làm việc này là gì?”
• Mục tiêu là leverage (đòn bẩy hệ thống), không chỉ làm chăm hơn.

11) Luật 80/20 (tập trung vào 20% tạo ra phần lớn kết quả)

• Đừng đối xử mọi task như nhau.
• Tự hỏi: 20% hoạt động nào tạo ra phần lớn kết quả?
  • Ví dụ:
    • Kinh doanh: gặp khách + cải thiện sản phẩm
    • Làm nội dung: nghiên cứu → viết script → hiểu audience
    • Xây dựng tài sản: tăng thu nhập → duy trì tiết kiệm → đầu tư đúng dài hạn
• Phần còn lại có thể cần, nhưng không nên “ăn” phần năng lượng tốt nhất.

12) Kiểm soát email/notification (đừng để chúng điều khiển ngày)

• Email/notify gây hại vì ngắt dòng tập trung, không chỉ tốn vài phút trả lời.
• Cách xử lý:
  • Tắt thông báo không cần thiết
  • Chỉ kiểm tra inbox theo khung giờ cố định
  • Khi mở email: ra quyết định ngay
    • làm nhanh → xử lý ngay
    • không phải việc của mình → ủy quyền
    • cần sau → lưu
    • không còn giá trị → xóa
  • Email nên ngắn gọn, rõ ràng (giảm công việc cho người khác và cho chính bạn)

---

Bổ sung quan trọng

Dùng notebook thay vì “ép não ghi nhớ”

• Ghi ý tưởng/việc cần nhớ ra một hệ thống tin cậy (sổ tay/app).
• Giúp não “xả” bớt “tab đang mở”, quay lại task hiện tại.
• Ý tưởng thường xuất hiện khi không ngồi làm việc (đi bộ/tắm/chuẩn bị ngủ) → ghi lại ngay.

Họp là “phương án cuối”, không phải lựa chọn đầu tiên

• Trước khi họp: hỏi có thể giải quyết bằng email rõ ràng / call ngắn / chỉ 2 người không.
• Nếu bắt buộc họp:
  • có mục tiêu rõ
  • agenda cụ thể
  • mời đúng người
  • có thời điểm kết thúc rõ
  • họp phải tạo quyết định/hành động, không phải hẹn họp tiếp.

---

Người thuyết trình / nguồn được nhắc đến

• Kevin Cruise – tác giả “15 Secrets Successful People Know About Time Management”
• Richard Branson – sáng lập Virgin/“Virsin” (trong subtitle) (nhắc tới việc dùng sổ tay)
• Warren Buffett – câu nói về việc “nói no”
• Jack Dorsey – đồng sáng lập Twitter và sau đó là lãnh đạo Square (chia lịch theo chủ đề)
• Pomodoro Technique – phương pháp (không nêu tên tác giả trong subtitle)
• Richard/“Pareto” (Luật 80/20 – Pareto Principle) – nhắc tới nguyên lý Pareto